Negocjowanie to proces immanentnie wpisany w ludzkie życie. Negocjujemy we wszystkich rolach społecznych, jakie pełnimy – w rodzinie, w pracy, w szkole, w sklepie, w grupie znajomych, słowem za każdym razem, gdy nasze potrzeby pozostają w konflikcie z potrzebami drugiej osoby, z tym jednak zastrzeżeniem, że możliwe jest porozumienie satysfakcjonujące obydwie strony [1]. Podstawą negocjacji jest wzajemne przekonywanie się, argumentowanie, ujmowanie przedmiotu sporu jako problemu wspólnie rozwiązywanego i dążenie do uzgodnienia wspólnego punktu widzenia oraz dopasowania działalności stron w sposób możliwie polubowny [2].

Negocjacje to zatem specyficzny rodzaj rozmowy, w której o rozwiązaniu zadowalającym osoby w niej uczestniczące, decydują ich umiejętności i kompetencje komunikacyjne [4]. Pozostają one w ścisłym związku z czynnikami, które determinują przebieg negocjacji. Można je ująć w zaproponowany przez Roberta Mayera akronim LANCET [5]:

1. Lepszy kontakt.
2. Atrybut zgody.
3. Nie tylko cena.
4. Chęć pomocy.
5. Efektywny środek komunikacji.
6. Tendencyjność.

Lepszy kontakt wiąże się z dbałością o klimat, nastrój, poprzez odpowiedni ton głosu, stwarzanie przychylnej atmosfery i sterowanie uwagą rozmówcy, by osiągnąć z nim bliższy i bardziej osobisty kontakt, który sprzyja przekonywaniu do własnych propozycji. Atrybuty zgody odnoszą się do budowania relacji międzyludzkich, które ulegają wzmocnieniu, jeśli unikamy narzekania, powracania do spraw zamkniętych, używania kategorycznych sformułowań oraz kiedy zachęcamy oponenta do energicznych reakcji i ukierunkowujemy jego energię na dochodzenie do konsensusu. Czynnik określony jako „nie tylko cena” jest funkcją założenia, że w swoich wyborach ludzie kierują się przede wszystkim potrzebami, a nie korzystną ceną. W tym kontekście sztuka wywierania wpływu polega przede wszystkim na identyfikowaniu tych potrzeb, uświadamianiu ich, a następnie zaspokajaniu. Chęć pomocy wyraża się głównie przez komunikację werbalną, choć treść może się także wyłaniać z mowy ciała. Efektywny środek komunikacji to z kolei czynnik ukierunkowany na dostrzeganie nowych form i możliwości komunikacji. Tendencyjność jako czynnik kształtowania procesu komunikacji uwypukla tok rozumowania i postępowania negocjatorów. Oceniając problem, zachowania innych czy przedmiot negocjacji, często odnoszą się do siebie, pomijając fakt, że druga strona może interpretować je na podstawie własnych wrażeń, percepcji i przypuszczeń [6].

Dobrze prowadzony proces negocjacyjny powinien się odbywać według określonych zasad. W odniesieniu do aspektów komunikacyjnych brzmią one następująco [7]:

• „Negocjacje rozpoczynamy od spraw, w których stanowiska są zbliżone.
• Niezależnie od tego, jak bardzo proste i bezproblemowe wydają się rozmowy, należy się do nich dobrze przygotować, gdyż stanowi to połowę sukcesu.
• Nie powinno się targować o drobiazgi, gdy wymagają niewielu ustępstw.
• Należy być czujnym przez cały czas, by wiedzieć, w którym momencie należy mówić, a kiedy milczeć.
• Najpierw należy pomyśleć nad tym, co się chce powiedzieć, a dopiero to wypowiedzieć.
• Warto nauczyć się sztuki milczenia, z pełnym zainteresowaniem słuchać rozmówcy. (…)
• Warto wejść na płaszczyznę rozmówcy, wtedy też można uzyskać łatwiejsze zrozumienie drugiej strony.
• Im ktoś mówi głośniej, tym samemu należy mówić ciszej. (…)
• Nie powinno się rozpoczynać negocjacji, jeśli nie ma się kompetencji merytorycznych.
• W negocjacjach nie ma miejsca na niegrzeczności”.

Zastosowanie się do tych zasad redukuje ryzyko popełnienia błędów już na wstępnym etapie negocjacji.

Warto także uwzględnić kilka kolejnych reguł, które ułatwiają pertraktacje i zwiększają prawdopodobieństwo realizacji obopólnie korzystnego celu. Należą do nich następujące wytyczne [8]:

1. Oddziel ludzi od problemu – nie należy rozpoczynać negocjacji, sztywno trzymając się jednej, niewzruszonej pozycji, warto być otwartym na różne opcje, niezależnie od tego, kto znajduje się po drugiej stronie.
2. Zrozum innych – empatia, aktywne słuchanie i szczere wyrażanie siebie są w negocjacjach tak samo istotne, jak we wszystkich innych codziennych sytuacjach. Warto postawić się na miejscu osoby, z którą pertraktujemy, wyobrazić sobie co myśli, co czuje i jakie są jej potrzeby.
3. Sformułuj problem w kategoriach interesów – we wszystkich negocjacjach ukryte są zarówno wspólne, jak i przeciwstawne interesy. Te pierwsze podtrzymują negocjacje aż do momentu osiągnięcia porozumienia. Kiedy druga strona określa swoją pozycję lub formułuje określone żądanie, należy dowiedzieć się jaki interes się pod nimi kryje. Identyfikowanie interesów ukrytych za żądaniami wymaga jednak czasu. Warto powstrzymać chęć wypowiadania przygotowanych wcześniej rozwiązań, zanim obydwie strony nie wyrażą wszystkich swoich uwag.
4. Przedstaw opcje – udanym negocjacjom służy właściwe nastawienie polegające na przyjęciu założenia, że prawdopodobnie istnieje kilka możliwych rozwiązań, które będą mogły zostać zaakceptowane przez obie strony. Warto szczegółowo opisać najkorzystniejszą, z własnego punktu widzenia, opcję, a następnie przedstawić kolejne. Zaproponowanie drugiej stronie wyboru i zaproszenie jej do dyskusji powoduje, że unikamy konfrontacji i stawiania ultimatum, co mogłoby skłonić partnera negocjacji do usztywnienia się i przyjęcia pozycji obronnej.

Materiały dodatkowe

Źródło: TED, How to speak up for yourself: Adam Galinsky at TEDxNewYork, 16.12.2016 (dostęp 21.08.2020). Dostępne w Youtube: https://www.youtube.com/watch?v=MEDgtjpycYg